Por que sua loja precisa de uma plataforma de gestão de tarefas?

Na dinâmica do comércio eletrônico, qualquer aspecto da gestão ou processos pode ser decisivo para converter novos clientes. Por isso, sua loja virtual precisa de toda a ajuda disponível — incluindo plataformas para as obrigações rotineiras. Conheça as principais vantagens dessas ferramentas e o porquê de utilizá-las para a gestão de tarefas na sua empresa. 

Gerir os afazeres é otimizar os recursos da sua equipe para obter os melhores resultados. É planejar a dedicação de cada membro da equipe analisando a carga de trabalho para garantir que os objetivos sejam atingidos. Administrar o trabalho e o que as pessoas fazem pode ser um desafio para qualquer empresa, e por isso, recentemente, surgiram as plataformas de gestão de tarefas. 

O que são plataformas de gestão de tarefas?

Plataformas de gestão de tarefas, também conhecidas como task management tools, são softwares que centralizam a organização e o acompanhamento de tarefas, projetos e atividades. 

Esses softwares oferecem vários recursos para otimizar o fluxo de trabalho. Listamos alguns das principais funcionalidades:

• Criação e atribuição de tarefas, detalhando cada entrega com prazos, responsáveis, descrição e até anexando arquivos;
• Priorização e organização, organizando tudo por listas, projetos, pastas e até mesmo permitindo a visualização por meio de filtros personalizáveis;
• Colaboração em equipe, com o compartilhamento das tarefas, transferindo responsabilidades e acompanhando todo o progresso em tempo real;
• Comunicação e notificações, já que a equipe permanece conectada por meio de comentários, mensagens e notificações sobre todas as atividades;
• Automação de tarefas, principalmente as repetitivas, economizando tempo e aumentando a produtividade da equipe;
• Relatórios e análises do desempenho individual e da equipe para identificar gargalos e áreas de melhoria.

Gestão de tarefas individuais vs. tarefas em equipe

As plataformas de gestão de tarefas podem ser pensadas para uma única pessoa ou um time completo, com diferenças na facilidade de escalar e no incentivo à colaboração. 

Em sua grande maioria, essas plataformas utilizam metodologias de gerenciamento de projetos para exibir as tarefas, como Kanban, Gantt, listas e quadros. Além da visualização mais simples, esse para facilitar a compreensão do todo (seja da equipe ou do projeto).

Se o foco é a gestão da equipe toda, as ferramentas oferecem mais recursos de comunicação e colaboração, como funcionalidade nativa de mensagens ou o compartilhamento de documentos. 

Como meu e-commerce se beneficia da gestão de tarefas?

O primeiro benefício é, com certeza, a maior organização e o ganho de produtividade. Com as tarefas centralizadas, o tempo e esforço da equipe é otimizado, eliminando a desorganização.

Por permitir uma visualização unificada das tarefas, a colaboração entre a equipe fica mais fácil, facilitando o trabalho em conjunto e a resolução de problemas. 

Como consequência dos dois primeiros pontos, sua empresa ganha em mais visibilidade das entregas. Ao acompanhar o progresso de todas as tarefas e dos projetos, é mais fácil identificar gargalos e tomar decisões estratégicas considerando dados atualizados da sua equipe e da empresa.

>> Leia mais: Evite: 9 erros na administração de uma loja virtual 

Quais ferramentas posso adotar?

Ao procurar por plataformas de gestão de tarefas, você vai encontrar dezenas de anúncios e publicações na internet. Por isso, a resposta é: depende. Você precisa testar a plataforma que melhor se adequar às suas necessidades e à realidade da sua empresa e do seu time. 

Trello, Notion, Asana, JIRA, Runrun.it, Basecamp, Evernote. Todas são excelentes para administrar as demandas e otimizar os esforços da sua equipe. Listamos algumas e seus principais destaques para ajudar na sua escolha:

• Trello permite criar listas, quadros e cartões para gerenciar cada responsabilidade por projeto ou outras classificações;
• Notion esse aplicativo oferece diversos elementos para melhorar a produtividade de forma colaborativa. É possível utilizar wikis, textos, planilhas, listas, calendários e até quadros Kanban para gerenciar projetos;
• Asana disponibiliza um calendário e quadros para visualizar as entregas de toda a equipe;
• O JIRA é um software que cria fluxos de trabalho para cada tarefa, permitindo ações diferentes de acordo com as permissões de cada usuário;
• Runrun.it é uma plataforma com foco no gerenciamento do tempo, possibilitando a cada usuário o registro de quantas horas foram dedicadas a cada uma de suas entregas;

Para definir qual é a melhor plataforma para sua equipe, faça testes com as que parecerem mais interessantes. Vale usar o período gratuito para conhecer todas as funcionalidades, ou simplesmente estabelecer um prazo para avaliar cada uma delas. 

Vale lembrar que as versões grátis de algumas dessas ferramentas já oferecem muitos recursos para a gestão de tarefas.