Atualmente é comum vermos em ambientes de trabalho uma desvalorização das reuniões, que embora muitas vezes possam ser reduzidas a um e-mail, ainda sim, não perdem o seu valor em situações sérias. Com as reuniões, o alinhamento de informações e a comunicação são aprimoradas, para um bom funcionamento da empresa.
Com base nisso, descubra um dos modelos mais famosos de reunião: o kick off. Entenda abaixo o que é kick off e quais são os benefícios para a sua organização.
O que é kick off
Kick off é uma reunião realizada no começo de projetos, a fim de alinhar com todos os stakeholders quais serão as etapas do processo. Além das etapas, o kick off serve para distribuir funções, declarar prazos, metas e direcionamentos.
O kick off é indispensável para que o projeto seja realizado com qualidade e eficiência. A reunião de “pontapé”, permite que todos os envolvidos, tenham ciência de todas as informações da iniciativa, diminuindo erros e garantindo uma comunicação eficaz.
A longo prazo, esse meeting é extremamente importante, pois sem ele não há consistência nos dados, e as metas podem ser deixadas em segundo plano. Para gestores que não gostam de perder tempo com retrabalho, essa é uma boa maneira de informar os colaboradores envolvidos.
Tópicos relevantes abordados no kick off
Antes de copiar uma lista na internet, analise o projeto e a sua operação. Em campanhas anteriores, o que causou as falhas? Com base nisso, você pode ter uma direção de como guiar a conversa. Todavia, geralmente os principais tópicos abordados são:
Objetivos e metas do projeto
Essa etapa deve conter uma definição clara de quais são as metas e as expectativas, além de dar explicações do “porquê” da criação da campanha. Ademais, defina a metodologia de trabalho, como será abordagem ou framework.
Cronograma e prazos
Uma das partes mais importantes para explicar em um kick off, são os prazos. É indispensável que o gestor estabeleça prazos reais e que sejam bem delimitados, como datas de ínicio, entregas e outras datas importantes.
Papéis e responsabilidades
Cada stakeholder deve estar ciente de qual é o seu papel nesse projeto, atribuindo funções e responsabilidades, determinando quais tarefas e quem será o tomador de decisão.
Recursos
Chegou a hora de debater o famoso budget. Comunique qual será o orçamento do plano em geral, e quanto será destinado para cada área.
Comunicação
Estabeleça uma periodicidade para reuniões de alinhamento, assim como qual será os canais para comunicação, como serão debatidos os relatórios/resultados e quais KPIs serão utilizados. E por fim, não se esqueça de sair da reunião deliberando o primeiro passo para cada equipe, garantindo um bom início.
Benefícios da reunião de kick off
Uma reunião quando bem planejada, pode ser fundamental para o bom gerenciamento e produtividade de um time. Pensando nisso, confira três vantagens para aderir a prática de reuniões de kick off. Confira abaixo:
Engajamento e motivação
Os gestores sabem a dificuldade de manter seus colaboradores engajados e motivados, mas uma conferência de kick off pode ajudar nisso. Esse meeting mostra o interesse do gestor e demonstra reconhecimento de suas qualidades e conhecimento. Valorizando assim, a expertise de cada funcionário.
Diminuição de erros e riscos
Como toda criança, você também deve ter brincado de “telefone sem fio”, o mais engraçado era chegar na última criança e a mensagem ter se transformado em algo totalmente diferente. Por mais que nas brincadeiras sejam momentos felizes, falhas na comunicação é um terror para qualquer plano de ação.
O kick off permite que haja uma comunicação sem ruídos com cada envolvido, conduzindo de maneira eficiente e uniforme, deadlines, responsabilidades e informações do projeto. Reduzindo significamente a taxa de erros por falta de alinhamento ou diálogo
Reputação da empresa com clientes
Se engana quem pensa que o kick off envolve apenas os funcionários de uma organização. Em muitos casos essas reuniões podem ser feitas para projetos externos, como no caso de agências de publicidade. Nessas situações os contratantes participam da reunião, o que se torna uma oportunidade preciosa para gerar valor para a empresa.
Esta situação proporciona para o comprador, uma visão dos profissionais responsáveis, criando consciência de seu vasto conhecimento e profissionalismo. Dessa forma, o consumidor percebe a qualificação da equipe e ganha mais confiança na execução na iniciativa.