Eduarda Guedes

5 de julho de 2021

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Confira como um Plano de Contingência pode ajudar sua loja virtual

9 min de leitura

Todas as empresas em todos os setores estão expostas a riscos que fogem ao controle de seus gestores. Imagine, por exemplo, o impacto de um incêndio na estrutura do seu negócio. Além da impossibilidade de reinstalação rápida da equipe e a recuperação de arquivos e documentos perdidos, podem trazer atrasos na demanda e do trabalho diário. Portanto, para evitar os efeitos negativos de tal situação, você precisa desenvolver um plano de resposta a emergências para sua empresa, um plano de contingência

Nosso objetivo aqui é eliminar com precisão todas essas dúvidas e explicar os principais benefícios que um plano de contingência traz para a sua loja virtual. Boa leitura!

O que é um plano de contingência?

Um plano de contingência é um plano de ação que ajuda a controlar diversos tipos de emergência. Desta forma, você pode minimizar as consequências negativas que podem atingir o seu negócio. Também chamado de plano de continuação ou plano de recuperação. 

O plano de contingência é uma ferramenta importante para minimizar o risco de falha de componentes essenciais do trabalho. Na verdade, este é um documento que consiste em uma série de etapas necessárias para reiniciar um processo afetado.

Agora você sabe que os processos são a base de suas operações e que as falhas de processo tornam todo o seu negócio lento. Portanto, o trabalho deve ser retomado o mais rápido possível, seja completamente ou pelo menos em condições aceitáveis. 

Em outras palavras, em caso de falha, seu plano de contingência permanecerá saudável e garantirá que o tempo de inatividade não tenha um impacto operacional sério.

Para que serve e qual a importância de um plano de contingência?

Conforme mencionado anteriormente, os planos de contingência são usados ​​sempre que acontece algo que pode mudar a maneira como sua empresa opera. Portanto, no caso de uma situação anormal, a segurança não será comprometida e você estará bem preparado para uma resposta eficaz e adequada. 

O plano descreve todas as ações em face da adversidade. Todos da sua equipe devem estar bem informados. Também é essencial que todos os envolvidos sejam direcionados às táticas utilizadas.

Imagine um processo interrompido como um desastre natural ou uma queda de energia. Um plano de contingência é essencial para restaurar a normalidade, reduzindo os danos causados ​​por circunstâncias imprevistas. 

Quais os benefícios de um plano de contingência?

Um dos benefícios de um plano de contingência é que ele pode ser usado como uma ferramenta para se recuperar e suavizar esses riscos. Isso permite que a empresa continue crescendo no mercado em momentos mais importantes. 

Isso também significa que a empresa sempre partirá primeiro e não será afetada por mudanças no perfil do país devido à crise econômica, mudanças políticas, entrada de novos concorrentes, mudança de tecnologia ou desastres naturais, por exemplo.

Quando algo dá errado, pode ser confuso se seus funcionários não tiverem um plano de ação a seguir. Com um plano de contingência bem estruturado, os funcionários sabem com antecedência o que fazer e não precisam esperar instruções.

Quando se trata de implementar um plano de contingência, muitas pessoas e empresas podem sentir que é um processo burocrático que requer uma tarefa difícil e complexa de organizar. Em contraste, os planos de contingência são projetados precisamente para dar às organizações mais flexibilidade e praticidade. 

Portanto, as pequenas empresas também podem crescer. Além disso, se você está operando em um determinado tipo de nicho, como uma empresa de tratamento de água, um plano de resposta a emergências também é atraente, para fornecer opções para manter seu negócio funcionando e manter uma carteira de clientes garantida.

O que deve constar num plano de contingência?

Para criar um plano de contingência para sua loja virtual, você pode usar uma planilha ou documento simples no editor de texto de sua escolha. Se você estiver trabalhando com uma equipe remota, use uma plataforma em nuvem como Sabesim, Workplace ou Trello. 

Os cenários e procedimentos de implementação são descritos a seguir. Por exemplo:

  •  Primeiro, defina um grupo de trabalho;
  • Identifique riscos e oportunidades em todas as áreas em curto, médio e longo prazo;
  • Apresente o nível de risco que pode causar na sua loja virtual;
  • Em seguida, analise como e quanto a oportunidade pode gerar custo ou capital; 
  • Esclareça como isso pode ajudar a manter a saúde e a segurança de funcionários e consumidores em situações de crise; 
  • Priorizar ações frente aos riscos e oportunidades; 
  • Defina metas de curto, médio e longo prazo para cada risco;
  • Determine quem e por quanto tempo cada medida será tomada;
  • Aprove o plano com o seu parceiro (pré-otimização se necessário);
  • Libere o plano de contingência para a equipe e execute o plano quando precisar;
  • Verifique e otimize o trabalho na hora que precisar;
  • Guarde uma cópia deste documento em um ou mais computadores para o caso  perca.

Como eu devo implementar na minha loja virtual?

Para implementar um plano de contingência na sua loja virtual você precisa seguir alguns passos:

1. Identifique as necessidades e os riscos

Tendo constituído uma equipe de crise, este comité deve preparar uma análise de risco, uma espécie de brainstorming de competências, pessoal e impacto no trabalho da empresa em caso de desastre. 

Esta análise deve monitorar constantemente o comportamento de todos os postos de trabalho no território da empresa. A partir desse monitoramento, é possível obter indicadores de desempenho que indicam as fragilidades de cada área e as áreas a serem aprimoradas. 

Portanto, é importante avaliar o impacto desse erro na loja virtual para um determinado processo e determinar o nível de prioridade.

2. Avalie o impacto que os riscos podem causar

Depois de identificar todos os riscos, é importante listar em detalhes o impacto que cada risco pode ter em sua empresa. Claro, isso é de uma perspectiva de curto, médio e longo prazos. 

Por exemplo: Se uma empresa ficar sem água, a produção pode ser interrompida em um curto período de tempo, o que afetará diretamente o funcionamento da empresa. No longo prazo, a escassez de água pode danificar estruturas, máquinas e equipamentos, resultando em danos muito graves.

3. Analise os recursos disponíveis e defina prioridades

Investigue os recursos técnicos, financeiros e humanos necessários para realizar a criação de um plano de contingência na sua loja virtual. Em seguida, defina suas prioridades.

Ao desenvolver um plano de contingência, é importante estabelecer os fatores, áreas e processos que precisam ser priorizados. Por exemplo: durante uma queda de servidores, a sua loja virtual pode ficar fora do ar, interrompendo o serviço ao cliente, e sua principal prioridade é manter os usuários informados sobre o ocorrido e manter o sistema ERP atualizado. 

4. Elabore as estratégias do plano de contingência

Devem ser selecionadas medidas de prevenção de desastres. Da mesma forma, a estratégia deve ser fácil de aplicar e muito detalhada. Só então você pode desenvolver um plano de contingência eficaz. 

A qualidade dessas estratégias pode acelerar a recuperação do negócio e prevenir perdas, tornando-as a melhor etapa no desenvolvimento de um plano de resposta a emergências. Essas ações devem se concentrar em possíveis impactos negativos quando os riscos se tornam aparentes.

5. Organize as táticas para o plano de contingência

O grupo de trabalho precisa estabelecer as ações a serem seguidas em cada situação. Por exemplo, indique quem deve chamar a polícia em caso de roubo e agende imagens de vigilância. Este estágio começa com o evento provável.

6. Divulgue o plano de contingência e treine os colaboradores

Assim que o plano estiver pronto e revisado, compartilhe-o com todos os funcionários. Em seguida, organize seu treinamento por risco. Uma simulação deve ser executada para avaliar o efeito planejado.

7. Faça uma reavaliação do planejamento

O treinamento e as simulações fornecem dados para reavaliar o que está planejado. Se necessário, atualize a documentação com as considerações necessárias e otimize para evitar falhas.

8. Envolva as pessoas

Essa é uma dica que realmente funciona em diversas situações, mas vale a pena destacar. Se você precisa de um plano de contingência, algo ruim pode estar incomodando sua loja virtual, portanto, com certeza fará a diferença ao abranger aqueles que estão diretamente envolvidos no processo. 

Em alguns casos, muitas pesquisas e habilidades técnicas são necessárias para mapear o impacto dos riscos e, claro, recomendar ações eficazes.

9. Escreva um guia de execução

Todo o conteúdo criado deve ser organizado em um documento. Crie com pontos-chave e índices. Ele necessariamente detalha a definição do problema e onde está sua solução imediata e de longo prazo. 

É essencial que o plano apresente os dados necessários de forma concisa e clara como se fosse um verdadeiro guia passo a passo. Dessa forma, você pode fornecer novos planos de contingência com mais eficiência, conforme necessário.

10. Teste e analise seu plano de contingência

Após concluído, o plano de resposta a emergências é inesquecível e só pode ser usado em momentos críticos. Muitas organizações não testaram seus planos e é um hábito que torna seus planos inutilizáveis. 

É importante testar cada estratégia desenvolvida. Isso continua a ser útil para reduzir o risco. Deve-se notar que, nesta fase, um teste de estresse pode ser desenvolvido para esse fim, e isso dirá se o plano de contingência realmente funciona no mundo real

As simulações também podem trazer melhorias, tornando o planejamento mais eficiente. Lembre-se de que as coisas podem ser difíceis se nem todos estiverem envolvidos.

O plano de contingência é uma ferramenta para minimizar danos e evitar perdas que podem tornar sua loja virtual inoperante. A chave para o planejamento adequado é formar uma equipe diversificada de especialistas que podem prever crises e prever soluções.

Conclusão 

Um plano de contingência é fundamental para todas as empresas, principalmente quando falamos de lojas virtuais. Elas podem sofrer muitas alterações e principalmente com estoques de fornecedores ou desastres virtuais, por esses e outros motivos, é necessário saber exatamente cada um dos passos que podem influenciar no resultado do planejamento. 

Portanto, se você seguir o passo a passo que deixamos aqui neste artigo você terá sucesso no seu plano de contingência e saberá exatamente o que fazer nos momentos de risco.

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