Quantas vezes você já se desorganizou ou não conseguiu entregar um projeto por falta de gestão de tempo?
Gerir o tempo, definindo datas e prazos, é essencial para que você consiga ter uma boa qualidade de vida e sucesso profissional. Uma maior produtividade vem da gestão eficiente das demandas que há no trabalho, e o prazo para entregá-las.
Entenda abaixo o que é deadline e como pode te ajudar a manter a produtividade e organização em seus projetos.
O que é deadline?
Gerenciar o seu tempo, é produtivo e de bom tom em cenários de trabalho em equipe. Uma empresa sem limites, pode ficar desorganizada e não entregar resultados satisfatórios.
Por isso, criar um fluxo de trabalho adequado pode aumentar a produtividade e qualidade das entregas dos colaboradores.
A deadline nada mais é do que uma nomenclatura do setor de marketing para definir o “prazo final” de um projeto.
Por exemplo: A deadline do projeto está chegando, precisamos entregá-lo até sexta-feira.
Importância de definir deadlines
Como dito anteriormente, estabelecer prazos é necessário para organizar fluxos de trabalho eficientes. Além disso, a gestão de tempo fica mais assertiva quando for organizar a sua agenda, podendo priorizar demandas com deadlines mais próximas.
Um dos maiores desafios da atual geração, é vencer a procrastinação. Quando você define prazos realistas, você ativa o senso de urgência, o que é um fator motivador para realizar as tarefas. Sem contar a satisfação de terminar uma task antes ou no prazo estipulado.
Quando falamos em projetos de grande porte, planejar deadlines com antecedência evita problemas futuros em caso de imprevistos. Dessa forma, a equipe pode acompanhar o andamento do job e agilizar ajustes necessários antes do limite da entrega.
Dicas para definir prazos realistas
Mais importante do que definir deadlines, é defini-las de forma realista. Levando em consideração o tempo para execução, urgência e muitos outros fatores.
Confira abaixo algumas dicas para definir bons limites para entrega.
Análise
Avalie minuciosamente as etapas para a conclusão do projeto. Isso inclui um cronograma detalhado dos passos iniciais até a finalização do trabalho. Leve em consideração as atividades de pesquisa, planejamento, testes, orçamento, especificações e a data de entrega. Com essas informações, faça uma estimativa de quanto tempo levará para concluir cada etapa.
Considere imprevistos
Mesmo com um planejamento cuidadoso, é quase impossível evitar todos os imprevistos. Logo, é importante contar com uma vantagem de tempo para caso aconteça algum erro no processo. Um cronograma bem definido pode ajudar a delimitar uma margem de erro segura.
Entenda as prioridades
Embora em uma atividade, todas as tarefas pareçam muito importantes, é indispensável classificá-las por urgência. Dê prioridade em concluir primeiro as tarefas com maior impacto, que terão repercussão estrutural, afetando todo o projeto. Assim, terá mais tempo disponível para resolver imprevistos e focar em tasks menores.
Mantenha a calma durante a execução de demandas e não se deixe levar pela pressão da conclusão. Siga o cronograma estabelecido e confie em sua equipe.
Dicas para cumprir os prazos estipulados em equipe
Acompanhe abaixo dicas para cumprir as deadlines estabelecidas em um trabalho em equipe.
Comunicação
A comunicação é o caminho certo para equipes que buscam entregar trabalhos com qualidade e dentro dos prazos estabelecidos. Invistam em fluxos de comunicação que prezam pela transparência nas etapas do processo. Definam momentos oportunos para alinharem os progressos, como reuniões diárias ou avanços por e-mail.
Conversem entre si sobre as dificuldades que estão enfrentando, compartilhem informações sobre as demandas e sempre estejam atualizados sobre as mudanças. Uma comunicação assertiva irá alinhar as expectativas dos envolvidos com o projeto e evitar conflitos no processo.
Sistema de gestão de tarefas
Uma boa opção para manter a organização das deadlines durante um projeto em equipe é usar sistemas de gestão de tarefas. A ferramenta pode te ajudar a acompanhar prazos e atualizações no projeto. Os softwares contam com listas, calendários, avisos, gestão de tarefas, tudo isso podendo ser monitorado por todo o time.
Muitas ferramentas permitem gerenciar acessos e permissões para que assim cada pessoa mexa apenas em suas próprias tarefas. Já em outros softwares a abordagem pode ser mais simples, focando somente em listar as tarefas e atribuí-las ao time.
Independentemente da plataforma é importante que seja configurada de acordo com as necessidades do projeto, incluindo atualizações constantes e acompanhamento das tasks, de forma que seja possível monitorar os prazos de forma clara.
Festeje as conquistas
A execução de um projeto é cansativa e pode tomar muito do bem-estar do time. Por isso, para manter a motivação da equipe, é imprescindível que haja celebração das conquistas. Das pequenas a grandes tarefas, cada grão importa para o resultado final. A comemoração da conclusão do projeto pode vir por agradecimentos, feedbacks, presentes, festas ou eventos.
Colaboradores que se sentem valorizados realizam um trabalho mais eficiente e prezam por excelência em demandas futuras. Reconhecer os esforços, não é somente um prestígio para o funcionário mas para toda a empresa, mantém o colaborador motivado, recompensa o empenho árduo e fortalece o espírito de equipe.
Apesar dos esforços contínuos para cumprir os prazos, lembre-se da necessidade de manter deadlines realistas e que façam sentido com a sua realidade. Separe momentos de descanso, e não abdique do descanso para a conclusão das atividades. Uma gestão eficiente de tempo e tarefas, fará com que consiga seguir o prazo sem abrir mão do seu bem-estar.